La taxe de séjour, au réel comme au forfait, est basée sur un principe déclaratif. Sa gestion demande donc une rigueur certaine de la part de la collectivité, qui ne peut s'appuyer sur les services de l'Etat pour cela.

La gestion de la taxe de séjour revient à gérer un annuaire (base de données) des logeurs et de leurs hébergements, à partir duquel sont édités des courriers et/ou des factures (titres de recette) et sont enregistrés des encaissements.

A partir d'un certain nombre de logeurs, il peut être utile voire nécessaire de s'équiper d'un outil permettant d'automatiser ces tâches, d'assurer un bon suivi de la taxe de séjour et de conserver du temps disponible pour la relation avec les professionnels.